Nunca abra o portão e autorize a entrada de visitantes sem antes comunicar ao morador, e após autorização, não deixe de registrar a entrada e saída do mesmo. O morador obrigatoriamente deve ser sempre consultado;
Nunca se impressione com a aparência do visitante, seja ele um idoso, um executivo, um médico, um advogado e etc...;
Nunca autorize a entrada de pessoas que identifique-se como proprietários, sem antes consultar o cadastro do mesmo. Caso contrário solicite o comparecimento do síndico, subsíndico ou conselheiro que esteja no condomínio ou edifício;
Exija sempre documentos de identificação de funcionários de prestadores de serviços, como companhia de água, luz, telefone e gás.
Mesmo que o morador tenha autorizado a entrada, é IMPORTANTE que o mesmo busque o profissional na portaria, para que o mesmo não circule sozinho nas dependências do edifício ou condomínio. O mesmo procedimento deve ser adotado quando for chamada mão de obra de terceiros, tais como, encanadores, eletricistas, montadores, técnicos de TV, elevadores e outros;
Nunca fale sobre os hábitos dos moradores, tais como, quem entra e sai do apartamento do mesmo, situação financeira, tipo de correspondências recebidas, viagens, horários de chegada e saída, tipo e cor de veículo, local de trabalho, local de estudo e onde estudam os filhos;
Nunca abandone seu posto, caso seja necessário por pouco tempo, peça para outro(a) funcionário(a) ou até mesmo um morador para substituí-lo, caso contrário entre em contato com a supervisão;
Nunca permita a entrada de entregadores de alimentos (pizzas), presentes e outros objetos na residência do morador. O ideal é que o morador vá até a portaria para recebe-los, evitando circulação do mesmo nas dependências do edifício ou condomínio.
Registre no livro de ocorrência todas entradas e saídas de pessoas no condomínio, inclusive especificar qualquer fato ocorrido e quando se tratar de PRESTADOR DE SERVIÇOS é obrigatório anotar que tipo de serviço o mesmo foi executar;
Comunique sempre a supervisão todos os atos ocorridos no local de trabalho;
Em caso de mudança de turno, informar sempre ao funcionário que irá substituí-lo, tudo que ocorreu durante seu expediente e o que esteja pendente, tais como, recados, autorizações, entrega de objetos à serem retirados na portaria e outros.
Em caso de problemas com elevadores, contate imediatamente o síndico, ou subsíndico ou conselheiro que esteja no local, para que o mesmo solicite o comparecimento da empresa especializada pela manutenção do mesmo e nunca mexa na parte técnica do mesmo, e se houver pessoa dentro do mesmo, acione o corpo de bombeiros.